Vormvereisten en beoordelingscriteria

Vormvereisten voor een projectvoorstel:

• Uitsluitend een in Rusland geregistreerde NGO kan een projectvoorstel indienen. Wel kunnen Nederlandse of internationale organisaties of Russische overheidsinstanties bij de uitvoering zijn betrokken. Projectvoorstellen kunnen niet worden ingediend door: individuele personen, ongeregisteerde NGO's, staatsorganen, bedrijven, religieuze organisaties en politieke partijen.
• Het projectvoorstel moet duidelijk binnen één van de drie Matra-thema's vallen (klik hier voor de thema's). NB: Projecten op het gebied van gezondsheidszorg en welzijn worden niet meer gesteund.  
• Projectvoorstellen kunnen in principe maar één keer worden ingediend. Per NGO worden maximaal twee projecten tegelijkertijd gesteund in het kader van het Matra-programma (het gaat maximaal om één klein en één middel/groot project). Inhoudelijke wijziging van een projectvoorstel na afloop van de deadline voor de "call for proposals" is niet mogelijk. Wel kan de ambassade bij de NGO aanvullende informatie opvragen over het projectvoorstel.
• Cofinanciering van het project door een andere donor of lokale organisatie is toegestaan. In geval van cofinanciering moet in het projectvoorstel worden aangegeven welke middelen op deze wijze van welke donor en/of lokale organisatie zullen worden verkregen.
• Er kan geen financiering worden gevraagd voor: (1) lopende activiteiten van een NGO; (2) academische projecten (vooral gericht op onderzoek); (3) projecten die voornamelijk een winstoogmerk hebben; (4) vervolgprojecten (vervolg van een eerder of lopend project, zonder aantoonbare toegevoegde waarde); (5) projecten die onverenigbaar zijn met het Nederlandse buitenlandbeleid en/of in strijd zijn met de Russische wetgeving.
• Projectvoorstellen worden uitsluitend beoordeeld als zij op tijd digitaal binnen zijn, het aanvraagformulier volledig is ingevuld en de bijlagen (eveneens digitaal) zijn bijgesloten (NB: totale bestanden mogen niet meer dan 5 MB zijn en moeten in PDF of JPG worden aangeleverd):
• Aanvraagformulier voor kleine projecten (Engels).
• Aanvraagformulier voor kleine projecten (Russisch).
• Aanvraagformulier voor (middel)grote projecten (enkel in het Engels) 

Beoordelingscriteria voor een projectvoorstel:

• Relevantie: in hoeverre draagt het project bij aan de algemene doelstelling van het Matra programma (namelijk maatschappelijke transformatie)? 
• Betrokkenheid van burgers: wordt betrokkenheid van burgers bij ontwikkeling van de Russische maatschappij bevorderd?
• Draagvlak en haalbaarheid: bestaat er lokaal voldoende draagvlak voor het project (o.a. via steunbrieven) en is het daarmee haalbaar en uitvoerbaar in de lokale context?
• Concrete, meetbare projectresultaten: is duidelijk welk probleem wordt aangepakt, welke activiteiten worden ontwikkeld en wat de beoogde resultaten zijn?
• Doelmatigheid en kosteneffectiviteit: is er sprake van een goede kosten/baten verhouding en staat de gevraagde bijdrage in verhouding tot de aard en omvang van de activiteiten?
• Bijdrage van de indiener: is er een sprake van een substantiële bijdrage van de eigen (indienende) organisatie?
• Duurzaamheid en voorbeeldfunctie: op welke wijze zijn de projectresultaten duurzaam verankerd en hoe worden zij verspreid, bijvoorbeeld door duplicatie van activiteiten door andere organisaties in dezelfde sector of door de ontwikkeling van nieuwe activiteiten van de aanvrager.

 Belangrijk!
Indien een project van NGO wordt gefinancoerd uit het Matra-programma zal er met de NGO een bijdrage-overeenkomst worden afgesloten. Dit heeft als gevolg dat de NGO inkomensbelasting is verschuldigd aan de Russische belastingdienst. De NGO's wordt gevraagd om op het aanvraagformulier bij de begroting duidelijk aan te geven wat zijn belastingtarief. Voorbeeld: indien het belastingtarief van de NGO 20% is, dan kan de NGO bij projecten tot RUB 1.000.000 maximaal RUB 200.000 uitgeven aan projectgerelateerde uitgaven en dient er RUB 200.000 in de begroting te worden gereserveerd voor belastingafdracht.